Kennisbank / Afbouw en inrichting
Verhuizen naar een nieuw kantoor: de IT-planning
Een verhuizing naar een nieuw kantoor is een mooi moment. Maar als het internet op de eerste dag niet werkt, is de feestvreugde snel voorbij. Met een goede IT-planning voorkom je dat.
Begin eerder dan je denkt
De IT is vaak het onderdeel met de langste doorlooptijd. Een nieuwe glasvezelaansluiting kan weken tot maanden duren, zeker als er gegraven moet worden. Begin daarom met de IT zodra je weet dat je gaat verhuizen, en het liefst al voordat je het huurcontract tekent.
De planning in vijf stappen
- 1Voor het tekenen
Laat een voorinspectie doen. Check of er glasvezel tot in het pand ligt en wat de verhuurder levert.
- 2Direct na het tekenen
Vraag de aansluiting aan. Regel een tijdelijke back-upverbinding voor als de aansluiting later komt dan gepland.
- 3Tijdens het ontwerp
Bepaal werkplekken, datapunten, wifi en de technische ruimte. Zet het in het programma van eisen en het bestek.
- 4Tijdens de afbouw
Laat de bekabeling aanleggen vóór de plafonds dichtgaan. Laat alles doormeten en documenteren.
- 5Voor de verhuisdag
Test de verbinding, de wifi en de apparatuur. Plan een meting op de werkplekken zodra iedereen er werkt.
Check in 3 minuten of je de IT van je afbouw goed hebt geregeld. Direct je uitslag, inclusief de checklist als pdf.
De eerste weken
Na de verhuizing merk je pas echt hoe het netwerk presteert, met iedereen aan het werk en volle vergaderruimtes. Plan daarom een meting in de eerste weken. Dan kun je nog bijsturen voordat kleine problemen grote ergernissen worden.
Wil je het officieel laten vastleggen? Met een IT-Label audit krijg je een certificaat dat twee jaar geldig is. Handig voor je eigen administratie en voor als je het pand later weer verlaat.
Meerdere partijen, één planning
Bij een verhuizing zijn veel partijen betrokken: verhuurder, aannemer, installateur, IT-leverancier en provider. Zorg dat er één planning is waarin de IT een vaste plek heeft, en één persoon die het overzicht houdt. Een Certified Partner kan daarbij helpen.
Tip: Zet de verhuisdatum pas definitief vast als de datum van de glasvezelaansluiting bekend is. Of regel een back-up, zodat je niet afhankelijk bent van één datum.
Onbekend woord? Bekijk de begrippenlijst.