IT, de blinde vlek bij afbouw en inrichting

Waarom IT een blinde vlek is

IT is onzichtbaar. Kabels zitten boven het plafond, in de wand of onder de vloer. Op een moodboard of een 3D-ontwerp zie je mooie werkplekken en vergaderruimtes, maar niet de bekabeling, de technische ruimte of de wifi die het allemaal laat werken.

Daarbij ligt de verantwoordelijkheid vaak niet bij één partij. De verhuurder levert een deel, de huurder regelt een deel, de aannemer bouwt, een installateur trekt kabels en een IT-leverancier sluit de apparatuur aan. Iedereen denkt dat een ander het geregeld heeft.

• IT staat niet of nauwelijks in het programma van eisen.
• Het bestek noemt de IT als één losse post, zonder details.
• De IT-leverancier wordt pas betrokken als de plafonds al dicht zijn.
• Niemand heeft vastgelegd wat de verhuurder levert en wat de huurder regelt.

Wat de blinde vlek je kost

Een vergeten datapunt is op tekening een klein streepje. Na de oplevering betekent het: een monteur, een open plafond, stof op de werkplekken en een rekening voor meerwerk. Hoe later een wijziging, hoe duurder hij wordt.

De grootste kosten zitten vaak niet in de techniek zelf, maar in alles eromheen: vertraging bij de verhuizing, collega's die de eerste weken zonder goede verbinding werken, en tijd die verloren gaat aan discussies over wie wat moet betalen.

“Een wijziging is aan het begin een streep op tekening. Aan het einde is het open-breekwerk in een pand waar al mensen werken.”

Vijf plekken waar het vaak misgaat

1. 1
   De aansluiting

   Er ligt glasvezel in de straat, maar niet in het pand. Een nieuwe aansluiting aanvragen kan weken of maanden duren.

2. 2
   De technische ruimte

   Er is geen plek ingetekend, of een bezemkast zonder koeling en zonder eigen stroomgroep.

3. 3
   De bekabeling

   Te weinig datapunten, of geen kabels naar de plekken waar access points moeten komen.

4. 4
   De wifi

   Ontworpen voor een leeg pand. Met glazen wanden en veel mensen tegelijk hapert hij juist in de vergaderzaal.

5. 5
   De afspraken

   Geen IT-Demarcatielijst. Bij elke storing en elk stuk meerwerk begint de discussie opnieuw.

Zo maak je IT zichtbaar

De oplossing is eenvoudig: maak IT vanaf het eerste moment een vast onderdeel van het project. Begin met een voorinspectie voordat je tekent. Dan weet je wat er ligt en wat er nog moet gebeuren.

Neem de uitkomst op in je programma van eisen en in het bestek. Leg in een IT-Demarcatielijst vast wie wat levert. En laat bij de oplevering met een IT-Label audit vastleggen dat de afbouw digitaal in orde is.

Onbekend woord? Bekijk de begrippenlijst.